Logo-Art-Dumay-zlLogo-Foederer-zl

OFFICEMANAGER/SECRETARESSE GEZOCHT

op .

OFFICEMANAGER/SECRETARESSE M/V (32 UUR / 40 UUR)

(met ingang van 1 juli 2018)


Verantwoordelijkheden
In je rol als officemanager met secretariële ervaring heb je veel verantwoordelijkheid. Je bent het eerste aanspreekpunt voor klanten tijdens hun bezoek of het telefonisch contact en je bent dus het gezicht van de organisatie. Je ondersteunt zowel inhoudelijk als organisatorisch op alle niveaus binnen Art Dumay en denkt actief mee. Collega’s doen een beroep op jouw expertise om onze opgaven te kunnen realiseren. Je schat in waar jouw expertise het meest nodig is en stelt hierin prioriteiten. Je beheert de agenda’s van de directie en de teamleden en je bent verantwoordelijk voor het opstellen en bijhouden van de interne planning.


Door jouw organisatietalent en secure werkwijze help je projecten goed en tijdig af te ronden. Je ontvangt klanten op een gastvrije manier en behandelt de telefoon en de post. Je maakt in opdracht offertes, opdrachtbevestigingen en maakt de resultaatanalyses en rapporten voor klanten waarbij je de input krijgt uit het team. Je werkt hierbij samen met een vast team van 4 vrouwen en 1 man.


Concreet wordt het volgende van je verwacht:

• vervult taken op het gebied van organisatie, planning, agendabeheer;
• maakt taxatierapporten, restauratierapporten en verkoopoverzichten voor de klanten op basis van de aan jou gegeven input;
• Je bent verantwoordelijk voor het voorraadbeheer;
• coördineert activiteiten en afspraken;
• fungeert als vraagbaak;
• bewaakt de voortgang van de eigen taken;
• pikt signalen op en onderneemt daar actie op;
• je staat klanten te woord.

Profiel
Je beschikt minimaal over een MBO + opleiding en hebt 3 tot 5 jaar werkervaring. Je kunt makkelijk omgaan met het Officepakket en leert snel een online boekhoudsysteem te beheren. Jouw Nederlands is in woord en schrift perfect en je Engels in woord en schrift goed. Je bent ambitieus en je schrikt er niet voor terug om nieuwe uitdagingen aan te gaan.

Je bent:
• de linker- en rechterhand van de directie en ondersteunend aan de teamleden;
• representatief, opgewekt en positief;
• bereid om je eigen netwerk in te zetten;
• sociaal vaardig;
• een goede teamspeler;
• stressbestendig;
• iemand die afspraken nakomt ook nadat het project is afgesloten;
• een meedenker;
• een organisator.


Over ons
Art Dumay is van oudsher een kunsthandel in Nuenen, al zijn we tegenwoordig naast kunsthandel ook een projectbureau. Zo bieden we niet alleen taxaties, restauraties, inlijstingen en kunstbemiddeling door middel van online verkoop aan, maar organiseren we ook kunstgerelateerde evenementen. Dat doen we niet alleen voor particulieren, maar ook voor collectioneurs, bedrijven en instellingen. Ons relatief jonge en toekomstgerichte team bestaat dan ook uit allerlei mensen, zo hebben we een conservator, communicatiedeskundige, trendwatcher en - voor zover wij weten - de jongste lijstenmaakster van Nederland. We zijn gevestigd aan Cockeveld 4 in Nuenen.

Wat bieden wij
Wij bieden een baan voor 4 dagen per week, met uitgroei naar 5 dagen in een inspirerende werkomgeving met interessante projecten en kunstcollecties in een gezellig team. De werktijden zijn van 9  tot 17 uur en de zaterdag behoort op termijn tot een werkdag. Je moet dus bereid zijn op zaterdag te werken. Wij bieden een marktconform salaris.

Solliciteren
Graag ontvangen wij jouw sollicitatiebrief met motivatie voor 7 mei via mail: Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.. Je mag je brief richten aan Melanie Dumay.

Voor vragen over deze vacature mag je bellen naar 040-2845208 en vragen naar Melanie Dumay.